Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von Klaracase verarbeiten und zu welchen Zwecken.

Eine verständliche Übersicht über Hosting, Verschlüsselung, Datenflüsse und Aufbewahrung finden Sie unter Datenschutz und Sicherheit.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

SPARQ VENTURES UG (haftungsbeschränkt)
Straße 73 49
13125 Berlin
Deutschland
E-Mail: info@klaracase.de

2. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Konto und Registrierung. Zur Bereitstellung eines Nutzerkontos verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Bestandsdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Organisation) sowie Anmeldedaten. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Verträge im Kundenkonto. Schließt eine Kanzlei im Konto einen Vertrag mit uns ab, speichern wir Name, Funktion und E-Mail-Adresse der bestätigenden Person sowie der von der Kanzlei genannten Ansprechpersonen und weisungsberechtigten Personen. Wir erhalten diese Angaben von der Kanzlei (Art. 14 DSGVO) und verarbeiten sie zum Nachweis und zur Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Nutzung der Plattform. Bei der Nutzung der Recherche- und Analysefunktionen verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Suchanfragen und Nutzungsdaten, um die Dienste bereitzustellen und deren Funktion und Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO).

Kontaktaufnahme. Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

3. Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erfasst, die Ihr Browser übermittelt (z. B. Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Anfrage und die IP-Adresse). Diese Daten dienen der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und der Stabilität der Website. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies und Einwilligung

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind (z. B. Sitzung, Sicherheit, Spracheinstellung). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich.

Optionale Cookies (etwa zur anonymen Reichweitenmessung) setzen wir ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; der Zugang findet sich zudem dauerhaft in der Fußzeile dieser Website.

Reichweitenmessung mit Matomo (selbst gehostet). Zur Auswertung der Nutzung unserer öffentlichen Website verwenden wir Matomo, eine Open-Source-Software, die wir auf eigener Infrastruktur in Deutschland betreiben. Es findet keine Übermittlung an Dritte und keine Übermittlung in Drittländer statt. Erfasst werden aufgerufene Seiten, Verweildauer, verweisende Seite, technische Angaben zu Browser und Gerät sowie ein ungefährer Standort. Ihre IP-Adresse wird dabei von Matomo gekürzt, bevor sie gespeichert wird; ein Rückschluss auf Ihre Person ist uns damit nicht möglich.

Solange Sie nicht eingewilligt haben, erfolgt diese Messung ohne Cookies und ohne Wiedererkennung über einzelne Aufrufe hinaus; es werden keine Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen (§ 25 Abs. 1 TDDDG ist insoweit nicht berührt), Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer bedarfsgerechten Gestaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Erst wenn Sie die Kategorie „Statistik & Reichweitenmessung“ akzeptieren, setzt Matomo ein Cookie, das wiederkehrende Besuche zusammenführt; Rechtsgrundlage ist dann Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Die Messung beschränkt sich auf die öffentlichen Seiten. Der angemeldete Bereich (insbesondere Ihre Such- und Prüfanfragen) wird nicht erfasst.

Betrugserkennung im Bezahlvorgang. Ausschließlich im Bezahlvorgang bindet Stripe ein eigenes Skript ein, setzt Cookies zur Betrugserkennung und ruft dabei die Adresse m.stripe.com auf; übermittelt werden dabei Geräte- und Nutzungsmerkmale sowie Ihre IP-Adresse. Auf allen übrigen Seiten dieser Website findet das nicht statt.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und weisungsgebunden auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Soweit ein Dienstleister Daten daneben zu eigenen Zwecken verarbeitet, ist dies nachstehend ausdrücklich angegeben. Im Einzelnen:

Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Unsere gesamte Anwendung (einschließlich Datenbank und Suchindex) läuft auf einem dedizierten Server mit Serverstandort in Deutschland. Es findet insoweit keine Übermittlung in Drittländer statt.

Sicherungskopien und E-Mail-Versand: Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Regelmäßige Sicherungskopien unserer Datenbank (einschließlich der Kontodaten) werden im Objektspeicher AWS S3 in der Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland) gespeichert. Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungs- und Passwort-Nachrichten) werden über den Dienst Amazon SES versendet; dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet.

Semantische Suche: OpenAI, L.L.C., San Francisco, Kalifornien, USA. Damit die Suche veröffentlichte Gerichtsentscheidungen und Gesetze findet, übermitteln wir Textabschnitte dieser öffentlichen Dokumente an OpenAI, wenn sie in unseren Bestand aufgenommen werden. OpenAI wandelt sie in eine numerische Repräsentation (Embedding) um. Den Text Ihrer Suchanfragen, Ihre Dokumente und sonstige Kontoinhalte übermitteln wir nicht an OpenAI. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags). Eine Nutzung der übermittelten Daten zum Training von KI-Modellen ist vertraglich ausgeschlossen.

Suchanfragen-Erweiterung: OpenRouter, Inc., USA. Für den Gesetzes-Abschnitt der Suche kann der Text Ihrer Suchanfrage in eine juristische Fachformulierung umgeschrieben werden, damit die einschlägige Norm besser auffindbar ist. Dazu übermitteln wir ausschließlich den Text der Suchanfrage an OpenRouter, niemals Ihre Dokumente oder sonstige Kontoinhalte. OpenRouter ist ein Vermittlungsdienst: Er nimmt die Anfrage über seinen Zugang für die Europäische Union entgegen, verarbeitet sie dort und leitet sie an das Sprachmodell bei Microsoft, Azure-Region EU, weiter. Dieses Unternehmen betreibt das Modell in einer Region in der Europäischen Union. Grundlage ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit OpenRouter; Microsoft wirkt dabei als dessen Unterauftragsverarbeiter. Da OpenRouter ein Unternehmen mit Sitz in den USA ist, erfolgt eine Übermittlung dorthin, soweit sie stattfindet, auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln). Nach Angaben der Anbieter werden die übermittelten Daten nicht gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Wir fordern dies zusätzlich mit jeder Anfrage ein, indem wir die Speicherung und die Trainingsnutzung beim Modellbetreiber abwählen.

Semantische Suche und Ergebnis-Sortierung (Re-Ranking): Voyage AI Innovations, Inc., Kalifornien, USA (Teil der MongoDB, Inc.), über den EU-Zugang von MongoDB Atlas, den MongoDB Limited, Irland, betreibt. Zur semantischen Auswertung wird der Text Ihrer Suchanfrage über diesen Zugang an Voyage AI übermittelt und dort in eine numerische Repräsentation (Embedding) umgewandelt, bei jeder Suche nach Inhalten. Übermittelt wird ausschließlich der Text der Suchanfrage, niemals Ihre Dokumente oder sonstige Kontoinhalte. Zur Verbesserung der Ergebnisreihenfolge werden außerdem der Text Ihrer Suchanfrage sowie bis zu 50 Textausschnitte aus dem öffentlichen Rechtsprechungs- und Normenbestand über denselben Zugang an Voyage AI übermittelt, ohne Nutzerkennung. Die Verarbeitung findet im Europäischen Wirtschaftsraum statt. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags, ergänzt um eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework). Eine Nutzung der übermittelten Daten zum Training von KI-Modellen ist bei diesem Anbieter nicht vertraglich ausgeschlossen, sondern abwählbar; wir haben diese Abwahl für unser Konto gesetzt. Nach Angaben des Anbieters werden die übermittelten Daten in diesem Zustand unmittelbar nach der Verarbeitung gelöscht.

Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Für die Abwicklung kostenpflichtiger Bestellungen übermitteln wir Ihren Namen, das gewählte Zahlungsmittel, Ihre Karten- oder Kontodaten, Ihre Rechnungsanschrift, den Betrag und Ihre IP-Adresse an Stripe. Beim Bezahlen erfasst Stripe Rechnungsadresse, Firmennamen und eine eventuell angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Stripe speichert diese Daten im Kundenkonto Ihrer Organisation. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Stripe wird dabei in zwei Rollen tätig: Soweit Stripe die Zahlung in unserem Auftrag und weisungsgebunden ausführt, ist Stripe unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Soweit Stripe die Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet, insbesondere zur Betrugsprävention und zur Erfüllung eigener aufsichtsrechtlicher Pflichten, ist Stripe eigenständig Verantwortlicher; für diese Verarbeitung gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Eine Übermittlung an die Stripe, LLC in den USA erfolgt auf Grundlage deren Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzt um die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO).

Schutz vor automatisierten Anfragen: Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Auf den Seiten zur Anmeldung, Registrierung, Passwort-Zurücksetzung und Anlage einer Organisation setzen wir den Dienst Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte Anfragen (Bots) abzuwehren. Dabei werden Ihre IP-Adresse sowie technische Merkmale Ihres Browsers und Endgeräts an Cloudflare übermittelt und dort ausgewertet. Nach Angaben des Anbieters setzt Turnstile keine Cookies zu Werbe- oder Analysezwecken. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz unserer Dienste und Ihres Kontos vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); der Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät ist hierfür unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cloudflare ist unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der Zertifizierung von Cloudflare nach dem EU-US Data Privacy Framework, ergänzt um die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO).

Schriftarten. Alle auf dieser Website verwendeten Schriftarten liefern wir von unseren eigenen Servern aus. Es wird keine Verbindung zu einem externen Schriftarten-Dienst hergestellt, und Ihre IP-Adresse wird zu diesem Zweck an niemanden übermittelt.

Was unsere Server nicht verlässt. Von Ihnen eingegebene oder eingefügte Dokumenttexte (etwa bei der Zitatprüfung) werden vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur verarbeitet und nicht an externe Dienstleister übermittelt. Bei der Prüfung formaler Fundstellen können einzelne Zitatangaben (Aktenzeichen) mit externen juristischen Referenzquellen abgeglichen werden. Dabei werden ausschließlich die formalen Zitatangaben übermittelt, niemals Ihre Texte, Ihre Suchanfragen oder Angaben zu Ihrem Konto. Die Aufbereitung unseres Rechtsprechungsbestands (öffentlich zugängliche Gerichtsentscheidungen) erfolgt ohne jeden Bezug zu Nutzerdaten.

6. Zahlungsabwicklung und Rechnungen

Für jede Zahlung stellen wir eine Rechnung aus. Rechnungen unterliegen den steuerlichen Aufbewahrungspflichten; wir bewahren sie deshalb zehn Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG).

Diese Pflicht besteht unabhängig von Ihrem Konto. Wenn Sie Ihr Konto löschen, werden die zugehörigen Rechnungen deshalb nicht mitgelöscht, denn jede Rechnung ist ein eigener, gesetzlich aufbewahrungspflichtiger Beleg und kein Bestandteil Ihres Kontos. Gelöscht werden Rechnungen erst nach Ablauf dieser Frist.

7. Klaracase N.N. (Pseudonymisierung mit Prüfung)

Klaracase N.N. ist unser Werkzeug zur Pseudonymisierung von Texten unter nn.klaracase.de. Es ersetzt Namen und andere Angaben in Ihrem Text durch Platzhalter. Sie prüfen jede markierte Stelle, bevor Sie den Text herauskopieren. Danach setzt das Werkzeug die Namen in eine Antwort wieder ein, die Sie einfügen. Dieser Ablauf erfolgt in Ihrem Browser. Den Text, die Zuordnung der Platzhalter zu den Namen und das Ergebnis senden wir nicht an unsere Server. Wir speichern diese Daten nicht. Wir nutzen sie nicht zum Training von KI-Modellen. Ein pseudonymisierter Text enthält weiterhin personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 5 DSGVO). Verantwortlicher ist auch hier der in Abschnitt 1 genannte Anbieter. Es gilt das Impressum dieser Website.

Speicherung auf Ihrem Gerät. Die Zuordnung der Platzhalter zu den Namen legt das Werkzeug im Speicher Ihres Browsers für nn.klaracase.de ab. So setzt es die Namen später wieder ein. Das Werkzeug löscht die Zuordnung nach dem Wiedereinsetzen, sonst beim nächsten Öffnen nach Ablauf von 24 Stunden. Sie können eine längere Frist von 7 oder 30 Tagen wählen. Als Einstellungen speichert das Werkzeug nur diese Wahl, das Farbschema, die Sprache und ob Sie die Einführung geschlossen haben. Damit beim Neuladen nichts verloren geht, hält Ihr Browser den eingefügten Text und Ihre Entscheidungen in diesem Tab bereit, unverschlüsselt und nur auf Ihrem Gerät. „Neues Dokument“, die Abmeldung und das Löschen der Gerätedaten entfernen ihn. Wählen Sie „Offline verfügbar machen“, legt das Werkzeug seine Programmdateien lokal ab. So läuft es ohne Netzverbindung. Ihre Texte gehören nicht dazu. Ohne Konto zählt das Werkzeug die drei freien Dokumente nur im Arbeitsspeicher. Das Neuladen der Seite beendet die Zählung. Das Werkzeug setzt keine Cookies. Nach der Anmeldung legt es Ihr Zugangstoken, eine laufende Anmeldung und noch nicht gemeldete Dokumentzählungen im Speicher Ihres Browsers ab. Rechtsgrundlage für das Speichern auf Ihrem Gerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Der Vorgang ist für die von Ihnen gewünschte Funktion unbedingt erforderlich.

Anmeldung und Kontingent. Melden Sie sich im Werkzeug an, erhält es ein Zugangstoken für Ihr Konto. Das Token erlaubt nur das Prüfen und Zählen Ihrer Dokumente. Die Anmeldung gilt höchstens 30 Tage. Sie endet mit Ihrer Abmeldung, bei einer Passwortänderung oder beim Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Anmeldung. In den Kontoeinstellungen sehen Sie die angemeldeten Geräte und melden diese einzeln ab. Zu Beginn eines Dokuments prüft das Werkzeug über unseren Server Ihr Kontingent. Beim Herauskopieren meldet es den Verbrauch eines Dokuments. Dabei überträgt es keinen Text, sondern nur die Programmart (zum Beispiel Web-App), eine Freigabe und Ihre Anmeldung. Wir speichern je Dokument Ihre Nutzerkennung, Ihre Organisation, die Programmart und das Datum. Den Text, seine Länge und die Zahl der Markierungen speichern wir nicht. Zweck ist die Verwaltung Ihres Kontingents. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach 90 Tagen fassen wir diese Einträge zu Monatssummen je Organisation zusammen. Diese Summen nennen keinen Nutzer mehr. Die Einzeleinträge löschen wir.

Server-Logfiles. Beim Aufruf von nn.klaracase.de protokolliert der Server die Datei, die Uhrzeit, den Status und Ihre gekürzte IP-Adresse: bei IPv4 ohne den letzten Block, bei IPv6 mit den ersten drei Blöcken. Browserkennung und verweisende Seite protokolliert er nicht. Aufrufe mit Parametern in der Adresse leitet er auf dieselbe Adresse ohne die Parameter weiter. Eine Ausnahme gilt für die Rückkehr von der Anmeldung. Die Parameter protokolliert er nicht. Der Server liefert das Werkzeug mit einer Content-Security-Policy aus. Sie erlaubt Verbindungen nur zu nn.klaracase.de sowie zu einzelnen Adressen von klaracase.de für Anmeldung und Kontingent. Anfragen an klaracase.de protokollieren wir gemäß Abschnitt 3. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an Bereitstellung und Sicherheit des Werkzeugs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannte Kontaktadresse.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.